Conduire un véhicule en location longue durée ou en leasing implique des responsabilités particulières, notamment lors des contrôles routiers. La question des documents à présenter aux forces de l'ordre peut sembler simple, mais elle suscite souvent de la confusion.
Entre les papiers du véhicule qui appartient à un organisme financier et vos propres documents, que faut-il exactement avoir sur soi ? Les règles diffèrent-elles d'un véhicule possédé en pleine propriété ?
Les documents d'identité personnels indispensables
Lors d'un contrôle routier, que vous soyez propriétaire ou locataire du véhicule, certains documents personnels sont toujours exigés. Ces pièces permettent aux forces de l'ordre de vérifier votre identité et votre droit à conduire.
Le permis de conduire : pièce maîtresse du contrôle
Le permis de conduire est le document le plus fondamental lors d'un contrôle routier. Il doit impérativement être valide et correspondre à la catégorie du véhicule que vous conduisez. Si vous pilotez une camionnette de location avec un permis B standard, vérifiez bien que le PTAC (Poids Total Autorisé en Charge) ne dépasse pas 3,5 tonnes.
Depuis quelques années, la version dématérialisée du permis de conduire est acceptée via l'application France Identité, mais il reste prudent de conserver la version physique avec soi.
Une pièce d'identité officielle
En complément du permis, vous devez pouvoir justifier votre identité. Votre carte nationale d'identité ou votre passeport remplissent parfaitement cette fonction. Bien que le permis de conduire soit lui-même une pièce d'identité, les forces de l'ordre peuvent vous demander un second document pour confirmer votre identité.
Les documents spécifiques au véhicule en location ou leasing
La particularité d'un véhicule en LLD (Location Longue Durée) ou en LOA (Location avec Option d'Achat) réside dans le fait que vous n'en êtes pas le propriétaire légal. Cette situation implique des spécificités concernant les documents à présenter.
Le certificat d'immatriculation ou carte grise
Contrairement à ce que certains pensent, le certificat d'immatriculation doit obligatoirement être présent dans le véhicule lors de vos déplacements, même pour un véhicule en location. La particularité est que ce document est généralement établi au nom de la société de leasing ou de l'organisme financier, et non à votre nom.
Sur la carte grise d'un véhicule en LLD ou en leasing, vous trouverez la mention "locataire" dans la case C.3, suivie de vos coordonnées. Cette indication permet aux forces de l'ordre d'identifier votre statut de conducteur légitime sans être propriétaire.
Le contrat de location : un document à conserver
Bien que sa présentation ne soit pas systématiquement exigée par la loi, le contrat de location (LLD ou LOA) est un document précieux à conserver dans votre véhicule. En cas de doute sur votre légitimité à conduire le véhicule, il constitue une preuve formelle de votre droit d'usage.
Ce contrat contient des informations essentielles comme :
- L'identité du locataire (vous) et du loueur (l'organisme financier)
- Les caractéristiques précises du véhicule
- La durée et les conditions de la location
- Les modalités financières
En cas de contrôle approfondi, ce document peut dissiper tout malentendu sur votre droit à utiliser le véhicule.
L'assurance du véhicule : ce qu'il faut savoir
La question de l'assurance est cruciale pour tout véhicule circulant sur la voie publique, qu'il soit en propriété ou en location.
L'attestation d'assurance : recommandée mais plus obligatoire
Depuis avril 2024, l'obligation de présenter physiquement l'attestation d'assurance lors d'un contrôle routier a été supprimée. Les forces de l'ordre disposent désormais d'un accès direct au Fichier des Véhicules Assurés (FVA) qui leur permet de vérifier instantanément si votre véhicule est correctement assuré.
Néanmoins, il reste fortement conseillé de conserver cette attestation dans votre véhicule. En cas de dysfonctionnement du système informatique ou d'erreur dans la base de données, ce document vous permettra de prouver immédiatement que vous êtes en règle.
Qui assure le véhicule en LLD ou leasing ?
Dans le cadre d'une location longue durée ou d'un leasing, c'est généralement vous, le locataire, qui êtes responsable de souscrire et de maintenir une assurance pour le véhicule. Le contrat de location stipule habituellement le niveau minimal de couverture exigé par l'organisme financier (souvent une assurance tous risques).
L'attestation d'assurance doit mentionner votre nom en tant que conducteur principal, même si le véhicule appartient légalement à la société de leasing.
Le contrôle technique pour les véhicules concernés
Le contrôle technique est une obligation légale pour tous les véhicules de plus de quatre ans, y compris ceux en location longue durée ou en leasing.
Qui est responsable du contrôle technique ?
Dans la plupart des contrats de LLD ou de LOA, c'est le locataire (vous) qui est responsable de faire effectuer le contrôle technique lorsque le véhicule atteint l'âge requis. Certains contrats premium incluent toutefois cette prestation.
Vérifiez les termes de votre contrat pour connaître précisément vos obligations en la matière.
Le document à présenter
Si votre véhicule en location a plus de quatre ans, vous devez pouvoir présenter le procès-verbal du dernier contrôle technique lors d'un contrôle routier. Ce document atteste que le véhicule répond aux normes de sécurité et environnementales en vigueur.
La validité du contrôle technique est généralement de deux ans. Assurez-vous de le renouveler à temps pour éviter toute infraction.
Les équipements de sécurité obligatoires
Au-delà des documents administratifs, certains équipements de sécurité doivent obligatoirement être présents dans votre véhicule, qu'il soit en location ou non.
La liste des équipements indispensables
Lors d'un contrôle routier, les forces de l'ordre peuvent vérifier la présence de :
- Un gilet de haute visibilité (jaune ou orange) facilement accessible depuis l'habitacle
- Un triangle de signalisation homologué
- Un éthylotest chimique ou électronique en état de fonctionnement (bien que l'absence de cet équipement ne soit plus sanctionnée depuis 2020, il reste théoriquement obligatoire)
Pour les véhicules circulant en période hivernale dans certaines zones montagneuses, des équipements spécifiques comme les chaînes à neige peuvent être exigés.
La responsabilité du locataire
Dans le cadre d'une LLD ou d'un leasing, c'est généralement à vous, en tant que locataire, de vous assurer que ces équipements sont présents et en bon état dans le véhicule. Bien que certains loueurs fournissent ces équipements à la livraison du véhicule, leur maintien en état relève de votre responsabilité.
Que faire en cas d'oubli ou de non-présentation d'un document ?
Malgré toutes les précautions, il peut arriver que vous ne puissiez pas présenter immédiatement l'un des documents requis lors d'un contrôle.
Le délai de grâce pour justifier
La législation française accorde un délai de 5 jours pour présenter les documents manquants au service de police ou de gendarmerie indiqué par l'agent ayant effectué le contrôle. Cette disposition vous permet d'éviter une amende si vous êtes en mesure de prouver que vous étiez bien en règle au moment du contrôle.
Pour bénéficier de ce délai, vous devrez signer un avis de contravention qui mentionnera l'obligation de présenter le document manquant dans les 5 jours.
Les risques encourus en cas de non-régularisation
Si vous ne présentez pas les documents requis dans le délai imparti, vous vous exposez à des sanctions qui peuvent être sévères :
- Pour l'absence de permis de conduire : une amende pouvant atteindre 750 €
- Pour l'absence de certificat d'immatriculation : une amende de 4ème classe (135 €)
- Pour l'absence de justificatif d'assurance (si le véhicule n'est pas enregistré dans le FVA) : une amende pouvant aller jusqu'à 3 750 €
Dans les cas les plus graves, notamment si le véhicule n'est pas assuré, une immobilisation immédiate peut être ordonnée.
Conseils pratiques pour les conducteurs de véhicules en LLD ou leasing
Pour éviter tout désagrément lors d'un contrôle routier, voici quelques recommandations spécifiques aux conducteurs de véhicules en location longue durée ou en leasing.
Créer un dossier véhicule complet
Une pratique efficace consiste à regrouper tous les documents relatifs au véhicule dans une pochette dédiée que vous conserverez toujours dans la boîte à gants :
- Photocopie du certificat d'immatriculation
- Copie du contrat de location (en masquant éventuellement les informations financières confidentielles)
- Attestation d'assurance
- Dernier rapport de contrôle technique (si applicable)
- Carnet d'entretien du véhicule
Cette organisation vous permettra de retrouver rapidement n'importe quel document lors d'un contrôle.
Vérifications régulières
Prenez l'habitude de vérifier périodiquement la validité de vos documents, particulièrement :
- La date d'expiration de votre permis de conduire (si format carte bancaire)
- La date de validité de votre attestation d'assurance
- La date du prochain contrôle technique
Ces vérifications simples vous éviteront bien des tracas lors d'un contrôle inopiné.
Cas particuliers et situations spécifiques
Certaines situations méritent une attention particulière lorsque vous conduisez un véhicule en LLD ou en leasing.
Le prêt du véhicule à un tiers
Si vous prêtez votre véhicule en location à un tiers (ami, membre de la famille), assurez-vous que cette personne :
- Possède un permis de conduire valide
- Est couverte par votre assurance (vérifiez les conditions de votre contrat)
- Connaît l'emplacement des documents du véhicule et des équipements de sécurité
Certains contrats de location interdisent ou restreignent le prêt du véhicule à des tiers. Vérifiez les clauses de votre contrat avant de confier votre véhicule.
Les déplacements à l'étranger
Si vous prévoyez de voyager à l'étranger avec votre véhicule en LLD ou en leasing, des documents supplémentaires peuvent être nécessaires :
- Une autorisation écrite de la société de leasing pour sortir le véhicule du territoire
- Une carte verte d'assurance internationale
- Un constat amiable d'accident en plusieurs langues
Renseignez-vous auprès de votre loueur et de votre assureur avant tout déplacement international.
Différences entre LLD et LOA concernant les documents
Bien que très similaires dans leur fonctionnement quotidien, la Location Longue Durée (LLD) et la Location avec Option d'Achat (LOA) présentent quelques nuances concernant les documents.
Spécificités de la LLD
Dans le cadre d'une Location Longue Durée :
- Le certificat d'immatriculation reste intégralement au nom du loueur pendant toute la durée du contrat
- À la fin du contrat, vous devrez restituer tous les documents originaux avec le véhicule
Particularités de la LOA
Pour une Location avec Option d'Achat :
- Le certificat d'immatriculation mentionne le loueur comme propriétaire
- À la fin du contrat, si vous levez l'option d'achat, une procédure de changement de titulaire sera initiée pour la carte grise
- Certains contrats LOA incluent un document spécifique précisant les modalités de l'option d'achat
Ces différences n'ont généralement pas d'impact lors d'un contrôle routier standard, mais elles peuvent être importantes en fin de contrat.
Face à un contrôle routier avec un véhicule en location longue durée ou en leasing, la préparation est votre meilleure alliée. Disposer de l'ensemble des documents nécessaires vous permet de gagner du temps et d'éviter des complications inutiles. La spécificité principale réside dans le fait que la carte grise n'est pas à votre nom, mais cette situation est parfaitement normale et bien connue des forces de l'ordre. En conservant à portée de main votre permis, une pièce d'identité, le certificat d'immatriculation, l'attestation d'assurance et idéalement une copie de votre contrat de location, vous serez paré pour tout type de contrôle. N'oubliez pas que la tranquillité d'esprit au volant commence par une bonne organisation administrative.
